Startpagina / Blog / Slimmer werken: verhuizen naar G Suite - waaraan moet je denken?

Wanneer je overweegt met je organisatie naar G Suite te migreren, vraag je je waarschijnlijk af hoe je dit optimaal kunt doen en waaraan je moet denken. In dit blog neem ik de belangrijkste zaken met je door die belangrijk zijn bij de overstap.

Wie doet het onderhoud?

Wanneer je naar G Suite migreert hoef je niet langer te denken and het updaten van je software en het draaiende houden van je servers. Dat wordt allemaal voor je geregeld. Het is net alsof je naar een volledig beheerd appartement verhuist waar je je geen zorgen meer hoeft te maken over het repareren van het dak en algemene reparaties aan het pand.

Bereid je voor op de migratie

Welke oplossing je ook gebruikte, je bouwde door de jaren heen waarschijnlijk een hoop rommel op in je bestaande systeem. Als je naar G Suite verhuist, wil je waarschijnlijk eerst uitzoeken en archiveren wat je niet echt nodig hebt.

Je denkt wellicht dat je je geen zorgen hoeft te maken wanneer je al je gegevensbestanden verplaatst. Zoeken in Google Drive is tenslotte zo krachtig dat het niet uitmaakt hoe je je bestanden organiseert. Vinden wat je zoekt is eenvoudig. En met onbeperkte opslag, loop je niet het risico dat de ruimte opraakt.

Ondanks alle grote voordelen van een overstap naar G Suite, is het het beste om te overwegen wat je precies gaat doen. Wet- en regelgeving kan bepalen welke gegevens je bewaart. Of je gebruikt de mirgratie als een kans om ongebruikte of verouderde bestanden op te ruimen. Hoe dan ook, dit is hét moment.

Hoe zit het met folderstructuur en toegangsrechten?

Als het gaat om Google Drive, moet je nadenken over de structuur van je gegevens, vooral bij het verplaatsen naar gedeelde schijven. Dit zijn schijven die, zoals de naam al aangeeft, zijn ontworpen om te worden gedeeld tussen teams, afdelingen, projecten, enz. Hun toegangsrechten worden ingesteld op het hoogste niveau van de schijf en overgenomen door alle mappen daarbinnen.

Als je dus een mapstructuur in je oude bestandssysteem had met verschillende machtigingen op verschillende niveaus, moet je deze opnieuw toewijzen aan een nieuwe structuur. Dit is een geweldige kans om de manier waarop je je bestanden structureert te moderniseren.

Wie zorgt er voor het doorsturen van e-mail?

Naast het verplaatsen van je bestaande gegevens, moeten we bedenken wat je met het ontvangen van nieuwe e-mail wilt, na de migratie.

Helaas, anders dan bij een fysieke verhuizing verander je meestal niet van e-mailadres als je verhuist naar G Suite. Dus alex@voorbeeld.nl op het oude systeem, blijft alex@voorbeeld.nl op G Suite. Als je zou proberen van Alex naar Alex door te sturen, gaat het bericht nergens heen!

In de digitale wereld wordt je adresboek wereldwijd gedeeld en heet het een DNS (Domain Name System). DNS is eigenlijk gewoon een lijst met bestanden die door mensen leesbare adressen zoals alex@voorbeeld.nl vertaalt naar een ‘computerleesbaar’ adres dat verwijst naar het e-mailsysteem waar je je berichten ophaalt.

Dus als je e-mail probeert te forwarden dan verwijst de DNS-record voor e-mail, het MX (mail exchange) -record nog steeds naar het oude e-mailsysteem en alleen kan wijzigen door naar G Suite te verwijzen, als voldoende mensen in de organisatie zijn gemigreerd.

Dus we gebruiken tijdelijk een aliasadres, bijvoorbeeld alex@gmail.voorbeeld.nl waarvan het MX-record naar G Suite verwijst.

Nu kunnen we berichten voor alex@voorbeeld.nl doorsturen naar alex@gmail.voorbeeld.nl en ze doorsturen naar de nieuwe mailbox van Alex.

De DNS wordt nu bijgewerkt, net zoals je vrienden en contacten hun adresboek bijwerken. E-mail komt vanaf dan rechtstreeks in G Suite en doorsturen is niet langer nodig.

Dit zijn enkele van de belangrijkste aspecten waaraan je moet denken voor je migratie. Mijn volgende blog gaat over hoe gemakkelijk het werken met G Suite is.

Wil je meer weten hoe je naar G Suite kunt migreren en zo kunt zorgen voor productiever en slimmer werken? Neem dan contact met ons op via +31 (0) 20 333 7500.

Vergelijkbare verhalen